MÉTODO KANBAN, QUÉ ES Y CÓMO TE CAMBIARÁ LA VIDA

Queridos lectores, en la entrada de hoy venimos a hablar de la organización, en concreto, en la organización de procesos productivos. Organizarse es una ardua tarea como dijo en su día Peter Ferdinand Drucker (abogado y tratadista austríaco, considerado el filósofo más grande del management en el siglo XX). Este hombre ya venía diciendo lo siguiente: “una mejor organización no asegura mejores resultados, pero una estructura equivocada sería garantía de fracaso “.

A través de la explicación del método Kanban, ese método que seguramente desconocía la gran mayoría, venimos con la intención de exponeros como conseguir la mejor estructura en los procesos creativos para así lograr el mejor resultado posible. ¡Adelante!

¿QUÉ ES KANBAN?

Kanban es un sistema de producción altamente efectivo y eficiente. Forma parte de las metodologías ágiles y su objetivo es gestionar de forma general cómo se van completando las tareas. Este método deriva del aplicado en Toyota a finales de los años 40; el ‘just in time’, cuyo objetivo era organizar la producción de las organizaciones y consiste en que tanto los materiales necesarios para la producción como los productos terminados lleguen a su destino justo cuando sea necesario, ni antes ni después. Lo que permitía reducir los costos, sobre todo los del inventario, las partes destinadas al ensamblaje y los de los productos finales.

        A principios del siglo XXI, la industria del software se dio cuenta de que Kanban realmente podía cambiar la forma en que se producen y entregan los productos y servicios. La práctica ha demostrado que Kanban no solo es adecuado para la industria automotriz, sino también para cualquier otro tipo de industria. De esta manera es como nació el método Kanban.

        Este método es muy sencillo, se puede actualizar y el equipo de trabajo puede hacerse cargo de él sin problemas. Como método de visualización, puede comprender el estado del proyecto de un vistazo y asignar nuevas tareas de una manera muy efectiva. Para aplicarlo, necesitas un tablero de tareas a través del cual puedas mejorar tu trabajo y tener un ritmo sostenible.

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INICIOS Y CREACIÓN DEL MÉTODO

Kanban es un método de gestión del trabajo que se creó en el Toyota Production System (TPS) cuando Toyota implementó el sistema just-in-time en su producción en el taller de maquinaria de su planta principal (1953), que en realidad era un sistema de arrastre. 

        Esto significa que la producción se basa en la demanda del cliente y no en la práctica tradicional de "tirar" de fabricar productos y tratar de venderlos en el mercado.

        El sistema de producción exclusivo sentó las bases para la Lean Manufacturing ("producción ajustada"). Su objetivo principal es minimizar el desperdicio sin perjudicar la producción. El objetivo principal es crear más valor para el cliente sin incurrir en más costos.

 

Fuente: Lean Thinking. Banish waste and create wealth in your organization. James P. Womack & Daniel T. Jones. Free Press. 

Elaboración: propia.

TIPOS DE KANBAN

Desde la Escuela de Administración, Liderazgo, Dirección y Emprendimiento (EALDE), nos presentan que existen una gran variedad de tarjetas en el método de Kanban. Hemos seleccionado las más utilizadas en función de la tarea que queramos agilizar. 

Las tres primeras son las más utilizada en las cadenas de montaje: 

1. Kanban de transporte: transmiten la información de una estación a la otra, aportando toda la información del ítem. 
2. Kanban de fabricación: estas tarjetas se desplazan dentro de una misma estación, dando órdenes de fabricación.
3. Kanban de proveedores: es un tipo de tarjeta extra, que enlaza el centro de recepción de la materia prima con el centro de fabricación.

Estas otras pueden ser utilizadas para cualquier tipo de proyecto empresarial o software:

1. Kanban urgente: se activa cuando se va acabar una pieza o elemento. Crea una orden que se ha de ejecutar inmediatamente.
2. Kanban de emergencia: se emite cuando hay algo defectuoso, o alguna máquina averiada o algún trabajo extraordinario.
3. Kanban de orden de trabajo: se emite cuando hay una orden de trabajo para una línea de fabricación específica, lo que las diferencia del resto es que no son tareas repetitivas.
4. Kanban único: se usa cuando tenemos dos o más procesos tan ligados el uno con el otro que se ve como un único proceso.
5. Kanban común: recopila toda la información del resto de tarjetas de movimiento y de transporte cuando la tarea es realizada por el mismo supervisor y los procesos son muy cortos.

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LOS PRINCIPIOS BÁSICOS DEL MÉTODO KANBAN  

El método está enfocado en llevar a cabo las tareas pendientes y los principios más importantes pueden ser divididos en cuatro principios básicos: 

• Principio 1: Empezar con lo que hace ahora

Este método no necesita que se configure, y se puede utilizar en el flujo de trabajo real o en el proceso de actividad para encontrar problemas. Por eso es sencillo poner en funcionamiento Kanban en cualquier tipo de organización, porque no es necesario realizar cambios drásticos.

• Principio 2: Comprometerse a buscar e implementar cambios incrementales y evolutivo

Kanban ha sido diseñado para implementarse sin que haya mucha resistencia, por lo tanto, de lo que se trata es de hacer pequeños y continuos cambios e ir incrementándolos poco a poco. Por norma general, no se considera hacer cambios radicales, ya que normalmente se encuentran con que hay oposición, debido al miedo o la incertidumbre del proceso.

• Principio 3: Respetar los procesos, las responsabilidades y los cargos actuales

Este principio reconoce que los procesos, roles, responsabilidades y puestos existentes pueden tener valor y vale la pena conservarlos. El método Kanban alienta el cambio de manera en que se vaya amplificando, ya que no provoca tanto miedo como para frenar el progreso.   

• Principio 4: Animar el liderazgo en todos los niveles

Este principio es el último y el más novedoso. Entre los responsables del equipo, aparecen todos los días algunos de los líderes más destacados. Esto es muy importante porque puedes cultivar una mentalidad de mejora continua para lograr un buen nivel en la empresa.

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PASOS PARA CONFIGURAR KANBAN

A continuación, tras la información obtenida bajo la IEBS,  Escuela de Negocios de la Innovación y los Emprendedor, os explicamos cómo crear una tabla Kanban en 5 pasos:

1° DEFINIMOS EL FLUJO DEL TRABAJO DE NUESTRO PROYECTO

Una vez que tengamos clara nuestra idea, solo tenemos que crear nuestro propio tablero con varias columnas, el número de columnas dependerá de los procesos que tenga esta tarea, desde que comienza hasta que culmina.

El tablero podrá ser para un proyecto específico o genérico, debe ser sencillo y accesible, pues en este modelo de planificación, las tarjetas se acumulan al principio priorizando las que se elijan.

2º DEFINIMOS LAS FASES DEL CICLO

En esta etapa dividimos nuestra tarea en diferentes fases, esto nos ayudará a que el proceso sea más ágil. El objetivo es que a simple vista quede lo más claro posible, ver quién o quiénes se van a encargar de cada fase, su duración, prioridad, podemos utilizar cualquier cosa que se nos ocurra para que con un simple vistazo nos quede claro, como fotos de las personas, cualquier identificación como las iniciales, o post-it para poner cualquier información adicional importante.

3º STOP STARTING, START FINISHING

Esta es una fase muy importante, aquí decidimos el límite de tareas que podemos tener abierta en cada etapa, así evitaremos empezar otras sin haber finalizado las anteriores, este es un punto estratégico donde fallan la mayoría de las empresas.  

4º LISTA DE BLOQUEADOS  

Podemos encontrarnos con que una fase de la tarea no podamos terminarla por motivos que escapan de nuestro control  y se nos quede atascada retrasando el resto. Pues para que esto no suceda, podemos crear una lista de tareas bloqueadas donde cada persona pondrá allí su tarjeta indicando de quién es y por qué no ha podido terminarla para que la siguiente persona que se quede libre intente solucionarlo.

5º CONTROL DE FLUJO

Para finalizar podemos incluir tarjetas que marquen la prioridad según el color o la tipografía de la letra, para que podamos tener el máximo control del flujo.

 

Esta metodología nos permite trabajar con un proyecto o varios a la vez y poner las tareas más importantes en cola para desarrollarse, y ver las tareas que ya tenemos realizadas. Es una manera de que los trabajadores tengan un flujo constante de trabajo y poder observarles sin importunar en su tarea.

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VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Dentro del método, encontramos muchas ventajas a la vez que pueden llegar a suceder ciertas desventajas.

Por un lado,  las ventajas que podemos encontrar si se utiliza el sistema Kanban, observamos:

        1. Aumento de la productividad y la Calidad: Podemos ver un incremento en estos dos aspectos mediante la introducción de el trabajo Just in time (JIT)

        2. Visual y fácil de usar: De manera ágil y cómoda permite observar toda la cadena de trabajo y tareas a golpe de vista, esto facilita mucho a la hora de conseguir objetivos o metas a corto plazo.

        3. Estímulo del rendimiento: Realización del análisis y estimaciones que puedan medir el rendimiento. Este sistema permite perfeccionar al máximo el proceso de trabajo hasta conseguir beneficios.

        4. Mejor organización y colaboración: A partir de los portales digitales del sistema Kanban podrás acceder a cualquier punto de flujo de trabajo de tu empresa, compartir las tareas e incluso comunicarte con tu equipo.

        5. Flexibilidad y transparencia: Plena transparencia con los trabajadores y flexibilidad con gran capacidad de respuesta ante cualquier imprevisto.

Por otro lado, las desventajas que pueden llegar a encontrarse son:

        1. Resistencia al cambio: En ciertas organizaciones es difícil introducir este tipo de sistemas, debido al miedo que puede suponer ese cambio.

        2. Herramientas de control: Dedicar gran cantidad de tiempo a controlar los avances que se consiguen, los métodos y constantemente revisar lo que se está haciendo.

        3. Pérdida de la efectividad en los equipos virtuales: Los equipos virtuales pierden fuerza en este sistema frente el cara a cara con los componentes de tu equipo de trabajo.

Aquí os mostramos una infografía que resume a la perfección lo expuesto anteriormente:

Fuente: Lean Thinking. Banish waste and create wealth in your organization. James P. Womack & Daniel T. Jones. Free Press. 

Elaboración: propia

LA IMPLEMENTACIÓN DEL MÉTODO KANBAN 

También queremos mostraros como se ha ido implementando este método a la rutina laboral de muchas empresas y profesionales que, desde que conocen el método Kanban, lo han introducido físicamente a través de notas adhesivas o de tableros con ranuras. 

Generalmente, este método se lleva a implementar a través de un software especial de seguimiento de trabajos. Algunos ejemplos de software son los siguientes:

- Kanban Tool

- Note Board

- Trello 

- Targetprocess

- JIRA Greenhopper

- Cardmapping

Por último, os dejamos con una serie de videos que hemos descubierto durante el proceso de investigación de este método que nos parece tan interesante que podrán aportar de forma visual y hablada lo que os hemos expuesto anteriormente. 

             

 

Esperamos que os haya gustado la entrada, ¡nos leemos en comentarios g-nios! 

 

Links utilizados:

• https://www.iebschool.com/blog/metodologia-kanban-agile-scrum
• https://www.heflo.com/es/blog/automatizacion-procesos/kanban-workflow/#:~:text=%205%20pasos%20para%20crear%20un%20Kanban%20Workflow,proceso%20en%20la%20que%20hay%20una...%20More
• https://www.ealde.es/tipos-tarjetas-kanban/
  
• https://web.archive.org/web/20140114161522/http://www.djaa.com/principles-kanban-method
  
• https://www.apd.es/metodologia-kanban/
  
• https://kanbantool.com/es/metodologia-kanban
• https://web.archive.org/web/20200401130304/https://opensource.com/article/20/4/kanban-devops